José Juan Santos. Director de Innova Concept Ingeniería-Santos Grupo

En Santos Grupo creemos que son poderosas las razones que impulsan a las cocinas de colectividades y a las industrias alimentarias de producción de platos elaborados a adoptar técnicas de Línea Fría Completa: por ello es necesario ser competitivo, reducir los costes de producción y logísticos, mejorar las compras, reducir-eliminar las mermas, normalizar procesos, fichas técnicas, recetas y platos, de tener menor dependencia del personal, de estandarizar la calidad y sobre todo de seguridad alimentaria.

Para obtener los mejores resultados organizativos, económicos y cualitativos, es necesario sincronizar numerosos elementos y etapas que antes, en línea caliente no se realizaban: envasado, abatimiento de temperaturas, regeneración y otros.

La Línea Fría Completa requiere de una organización perfectamente sincronizada y basada en la estadística. La Línea Fría Completa no es solamente cocinar como antes, sino que es necesario realizar numerosas operaciones y cálculos que afectan a todas las etapas de la producción y a la logística, para lo que es necesario un sistema informático que integre la gestiones de la dietética, producción y distribución.

En Santos Grupo proponemos un nuevo método de trabajo, la Ingenieria de Procesos, en la que contamos con especialistas en procesos, en cocina de Línea Fría Completa, en Dietética, especialistas en informática y otros, que organizan perfectamente todo el espectro que afecta al funcionamiento en un centro de producción y distribución en Línea Fría Completa.

Disponer de un abatidor de temperatura no es Línea Fría Completa, ya que casi siempre se mantiene el concepto organizacional de la línea caliente: éste es uno de los errores más comunes, debido a que la experiencia en la implantación del proceso industrial de Línea Fría Completa casi nunca responde a un modelo científico y a un aprendizaje metodológico sino a una aventura en solitario que conlleva altos costes de explotación y esfuerzos y tensiones extremos no necesarios.

Desde Santos Grupo proponemos que una ingeniería de procesos acompañe en la creación de la cocina en Línea Fría Completa, actuando como una guía que siga el proceso de principio a fin.

Modelo ideal de implantación de una cocina en línea fría

Nada tiene que ver la Línea Fría Completa (organización de proceso industrial) con la línea caliente tradicional (organización tradicional). Es necesario planificar y trazar un plan de acción a medio-largo plazo, en el que se vaya transformado la industria o invirtiendo de acuerdo a un plan preestablecido y planificado:

LA INGENIERÍA DE PROCESOS EN LÍNEA FRIA COMPLETA

Los servicios comprendidos en la ingeniería-reingeniería de los procesos son a demanda de cada cliente. Para ello Santos Grupo dispone de profesionales multidiciplinares cualificados de plantilla propia que desarrollan en equipo los proyectos: licenciados en nutrición con especialidad en Clínica, consultores, ingenieros de alimentos, de procesos alimentarios y logística hospitalaria, informáticos, chef ejecutivos y formadores, así como ingenieros técnicos y de diseño.

El trabajo coordinado de todo el equipo Santos Grupo se desarrolla conjuntamente con el equipo que designe el hospital, permitiendo así la planificación conceptual conjunta de todo el sistema de nutrición, de forma que todos los elementos organizativos, personal e infraestructuras están pensados ”como un todo” y se planifican de acuerdo a las características y necesidades del hospital, y acordes con las decisiones de los profesionales del hospital en los distintos ámbitos: médico, enfermería, nutrición, cocina, suministros, mantenimiento…

Las etapas de la ingeniería de procesos son las siguientes:

ETAPA 1. ESTUDIO DE VIABILIDAD:

• a. Auditoría
• Es el punto de partida esencial ya que comprende la toma completa de datos del modelo actual de funcionamiento: tipo de línea utilizada, plan alimentario, código de dietas, sistema informático, ingestas, su composición y horarios, unidades de hospitalización, flujos de la información, software, infraestructuras, fluídos, superficies… etc.
• b. Estudio de soluciones
• A partir de los datos de auditoría se determinan los objetivos y los distintos escenarios posibles de funcionamiento detallando los recursos humanos necesarios en cada sector, las necesidades de superficie, las necesidades tecnológicas, sectores, superficies, flujos e inversiones en obras, instalaciones y equipos.
• c. Proyección financiera
• Teniendo en cuenta los datos recabados en a y b, se determina el coste unitario del menú en cada uno de los escenarios, lo que permite a la Propiedad tomar la mejor decisión contando con todos los datos que le garantizarán el equilibrio entre inversión y coste de explotación.
• Este esquema de decisión garantiza:
• 1) Ausencia de imprevistos que puedan afectar a la organización del hospital y a los diferentes servicios,
• 2) La Paz Social,
• 3) El ajuste presupuestario a la previsión realizada,
• 4) El desarrollo técnico del proyecto con todo estudiado, sincronizado y previsto con antelación
• 5) La mejor atención nutricional al paciente

DIAGRAMA INVERSO INVERSIÓN-COSTE EXPLOTACIÓN

 

• A mayor automatización-inversión menores costes de producción-explotación:
• Los costes de inversión se pagan una sola vez
• Los costes de explotación se pagan durante toda la vida
• El diagrama permite visualizar que a mayor inversión obtendremos menores costos de explotación, y por tanto el Estudio de Viabilidad nos aportará los datos económicos que permitirán adoptar la mejor decisión ponderando y equilibrando la inversión con la amortización derivada de los gastos de explotación.

¿Dónde debemos situar el punto de equilibrio?: ésta es su decisión.

Nuestro trabajo consiste en facilitarle todos los datos para que usted pueda adoptar la mejor decisión basada en datos analíticos objetivos obtenidos a partir de una base científica. 

Una vez finalizado el Estudio de Viabilidad, Etapa 1, con la solución elegida se desarrollan las siguientes etapas de la Ingeniería de los Procesos:

ETAPA 2. DISEÑO Y PROYECTO. Contrataciones

• d. Diseño y Proyecto:
• A partir de los trabajos de definición de la Organización (Estudio de Viabilidad)) se desarrollan el ATD Anteproyecto Técnico Detallado y el diseño layout. Los trabajos de construcción y equipamiento deben ser planificados teniendo en cuenta la organización establecida en las 3 etapas del estudio de viabilidad desarrollada en la fase inicial de la ingeniería de los procesos.

• CONTRATACIONES:
• Este esquema permite garantizar una adecuada identificación de todas las partidas de obras de construcción, instalaciones y equipos a contratar para proceder a la contratación -sin errores o faltas- de las mismas.

ETAPA 3. ORGANIZACIÓN

•  MOF, FORMACIÓN Y SOFTWARE

• e. MOF, Manual de Organización y Funcionamiento:
• Durante la etapa de construcción, instalaciones y equipamiento se desarrolla simultáneamente la fase de Organización del Sistema: el MOF, Manual de Organización y Funcionamiento es el Corazón del Sistema, el manual de procedimientos de abordo de nuestra cocina hospitalaria, en el que se describen todos los protocolos, procedimientos, fichas técnicas, organización de personal, funciones, horarios, sinópticos, talleres y plannings de producción, etc. La fortaleza del Sistema reside en desarrollar y aplicar un buen MOF que pertenecerá siempre al hospital independientemente de quien presta el servicio, sea personal público, privado u otro sistema.
• f. Formación del Personal:
• Comprende las capacitaciones en las distintas áreas: formación general en línea fría hospitalaria, formación específica al personal de cada sector, procesos, procedimientos, higiene y microbiología, técnicas de línea fría en producción, técnicas de empatado, distribución y retermalización, uso de los equipos y tecnologías, así como formación al personal usuario y al personal técnico para el mantenimiento preventivo y correctivo. Para estos últimos se desarrollan los correspondientes planes de mantenimiento
  

  Formación en técnicas de alta producción. Cocina Central en Línea Fría Completa, Complejo Hospitalario de Zamora – España.

• g. Software.
• Es el elemento vertebral de la organización de la nutrición y de la cocina hospitalaria, ya que garantiza los flujos de información, realiza los cálculos y sincroniza desde la asignación de dieta en las unidades de hospitalización, su comunicación a cocina, la planificación de pedidos, las elaboraciones y organiza y gestiona el empatado hasta la distribución a los pacientes en sus unidades, sin errores de asignación y asegurando al mismo tiempo la trazabilidad.
• La implantación del Software Informático APLINNOVA Pro® integra los módulos de gestión de la dietética clínica APLIDiet® que a su vez, estará integrado aguas arriba con el HIS del hospital y aguas abajo con el Software informático de Gestión de la actividad en cocina APLIGest®

AplinnovaPro® pronto presentará dos nuevos módulos que actualmente están en desarrollo:

TRAZApli: se trata de un completo sistema integral de gestión de trazabilidad, hasta el más mínimo detalle para garantizar un absoluto seguimiento de cada plato.

APLIndustria: se trata de un completo desarrollo software ideal para la gestión integral de la actividad de una industria alimentaria: proveedores, pedidos, producción, distribución, trazabilidad, contabilidad, facturación… Ésta es la herramienta idónea para cualquier cocina central sea cual sea su tamaño y su concepción, aunque integra los conceptos de gestión software más avanzados para Línea Fría Completa.